노원구 한해 생성한 전자기록물 약 162만건

기록물 담당 황외정 주무관, 이관 프로세스 자체 구축

예산 절감·기간 단축·시스템 오류 개선

노원구는 기록물 담당 공무원의 개선 노력으로 그동안 외부업체에 의존해 오던 전자기록물 이관 업무를 예산 투입 없이 자체 수행할 수 있는 체계로 전환했다고 밝혔다. 노원구청 민원여권과 황외정 주무관은 전자기록물 이관 과정에서 반복적으로 발생하던 오류와 비효율을 개선하기 위해 자체 이관 프로세스를 구축했다.

전자기록물은 구청과 주민센터의 행정절차 전반에서 생산되는 공적 문서로, 일정 기간 구청 전산실에 보관된 뒤 서울시 기록물관리시스템(RMS)으로 이관된다. 지난해 노원구에서만 약 162만건의 전자기록물이 생성됐다.

그러나 문서 생산·결재 시스템인 온나라시스템과 기록물관리시스템 간 이관 절차와 데이터 정합성이 충분히 확보되지 않아 다수 자치구가 외부 용역에 의존하거나 이관을 장기간 미루는 실정이었다. 노원구 역시 22년까지 매년 약 3800만원의 예산을 들여 외부업체에 맡겨왔다.
 

업무량 증가로 기록물 생산량이 급증하면서 용역비 부담이 해마다 커지자, 황외정 주무관은 23년 4월부터 약 7개월간 구청 전자문서 결재 시스템과 기록물관리시스템 간 이관 가능 여부를 점검하며 데이터 처리 방식과 시스템 오류를 분석했다. 여러 차례의 시행착오를 거쳐 자체 이관 체계를 마련한 황 주무관은 온나라시스템 사업단과 서울시 기록물관리시스템 유지보수 사업단에 기술 개선과 시스템 수정을 제안했고, 이는 실제 구축으로 이어졌다. 황외정 주무관은 대학원 재학 시절 이수한 ‘전자기록물 연구’ 과정이 실무에 큰 도움이 됐다고 밝혔다.

성과가 알려지면서 같은 온나라시스템을 사용하는 인근 자치구들로부터 문의도 잇따르고 있다. 황외정 주무관은 업무 노하우를 공유해 자체 이관을 통한 문서 보안 강화에도 기여하겠다고 밝혔다.

노원구청 민원여권과 ☎02-2116-3247

노원신문